Per Online-Portal ins Auslandsemester
Immer mehr Studierende begeistern sich für Deutschland als Ziel ihres Auslandsaufenthalts. Aber auf welche Hilfe können Hochschulen bei der Organisation der Austauschsemester zählen – wenn nicht auf unsere?
Deutsche Hochschulen werden bei Studierenden aus dem Ausland immer beliebter. Rund jeder zehnte Studierende in Deutschland ist aktuell ein ausländischer Studierender (Stand: 28.06.2018, Quelle: FAZ.net). Auch für Auslandsaufenthalte, die ein bis zwei Semester umfassen, kommen Studierende gerne hierher. Woran man jetzt möglicherweise als letztes denkt, ist die Arbeit, die dahintersteckt, um diesen jungen Erwachsenen all das zu bieten, was so ein Auslandssemester ausmacht: Von den Willkommenspartys und Einführungsveranstaltungen über die Betreuung bei der Kurswahl und Akkreditierung der Noten bis hin zu diesen unvergesslichen Momenten, die man bei seinem Austausch nicht missen möchte.
Um die deutschen Hochschulen, die ausländische Studierende annehmen, zu entlasten und ihnen zu ermöglichen, bei der Organisation zahlreicher Austauschaufenthalte Zeit zu sparen, hat die SinkaCom AG ein digitales „Willkommensportal“ entwickelt. Dieses Portal umfasst Inhalte aus allen Bereichen, die Studierende und ihre Betreuer während eines Austauschs betreffen: Die Bewerbung um den begehrten Studienplatz in Deutschland, das Onboarding im Ausland und vor Ort, das Studium selbst und natürlich das Offboarding vor Ort und im Ausland. Und das Beste daran: Studierende erhalten schon in ihrer Heimat Zugriff auf das Portal, sodass es auch die Partnerhochschule unterstützt.
Das Willkommensportal ist eine modulare Online-Plattform, welche individuell gestaltet werden kann. Auch eine Anbindung an bereits bestehende Websites oder Apps ist möglich. Auf diese Weise werden Prozesse automatisiert und vereinfacht. Standardsprache des Portals ist English, weitere Sprachen können im Nachhinein hinzugefügt werden.
Das Willkommensportal im Überblick
Bewerbung
Die Bewerbung für einen Studienplatz im Ausland ist recht mühsam und umfasst meist mehr als nur ein Schreiben, welches die Studierenden verfassen müssen. Eine „Bewerbungsfunktion“ ermöglicht es ihnen, sich direkt auf der Website beziehungsweise App für einen der begehrten Studienplätze anzumelden. Ebenfalls sind Informationen zur Partnerhochschule in Deutschland, dem Aufenthalt generell und Aufgaben abrufbar, die vor Antritt der Reise erledigt werden müssen.
Onboarding im Ausland
Nach der Zusage und vor ihrem Aufenthalt in Deutschland müssen sich ausländische Studierende noch um so einiges kümmern. Benötigen sie zusätzliche Dokumente, um sich in Deutschland aufhalten zu dürfen? Wo wollen sie während des Studiums wohnen? Und verfügen sie über genug Geld, eine Kreditkarte, eine Krankenversicherung? Eine integrierte Checkliste zeigt Studierenden, was sie alles vor, während und nach dem Auslandssemester beachten und erledigen müssen. Sie erinnert sie beispielsweise daran, ein Visum zu beantragen und eine Versicherung abzuschließen. Ebenso müssen sie sich möglichst frühzeitig darum kümmern, eine Wohnung zu finden.
Onboarding vor Ort an der Hochschule
Ein integriertes Wohnungsportal soll den Onboarding-Prozess der Studierenden vereinfachen. Auf dem Portal können sich Studierende schon in der Heimat für eine Wohnung oder ein WG-Zimmer in Deutschland bewerben. Die Vorteile sind zum einen, dass die Benutzersprache ebenfalls Englisch ist und zum anderen, dass die Wohnungsanzeigen alle von Vermietern stammen, die bereit sind, für ein bis zwei Semester zu vermieten und schon vorher an ausländische Studierende vermietet haben. Das Wohnungsportal ist, ebenso wie das Willkommensportal, modular erweiterbar und vereinfacht die Wohnungssuche seitens der Studierenden, die –vermittlung seitens der Hochschulmitarbeiter und die –vergabe seitens der Vermieter. Darauf, dass zusätzlich zum Wohnungsvertrag weitere Verträge (z.B. Strom, Gas, GEZ) abgeschlossen werden müssen, werden die Studierenden ebenfalls hingewiesen.
Studium
Auch während des Studiums werden Austauschstudierende weiterhin betreut. Sie brauchen Unterstützung bei der Auswahl und Akkreditierung ihrer Kurse. Das Will kommensportal ist über entsprechende Funktionen erweiterbar, sodass sie leichter den Überblick über ihre gewählten Kurse behalten.
Offboarding vor Ort an der Hochschule
Am Ende der Reise erinnert das Portal die Studierenden daran, alle Verträge, die sie für ihren Aufenthalt in Deutschland abgeschlossen haben, rechtzeitig zu kündigen. Nachdem sie ihre Noten bekommen und die Wohnung an den Vermieter zurückgegeben haben, endet das Auslandssemester.
Offboarding im Ausland
Und zu guter Letzt geht es für die ausländischen Studierenden zurück in die Heimat, wo der Prozess der Akkreditierung ihrer Noten ebenfalls durch das Willkommensportal vereinfacht wird.
Die Willkommens-Website begleitet die gesamte „Customer Journey“ eines Studierenden – vom Beantragen des Visums, der Bewerbung für eine Wohnung und der Zahlung der Kaution, bis hin zur Wohnungsübergabe, der Abreise und allem, was danach kommt, wie zum Beispiel der Akkreditierung der in Deutschland erworbenen Noten.
Mehrwert des Portals für Dritte
Die Website bietet einen Mehrwert für mehrere Parteien. Neben Studierenden und Hochschulmitarbeitern können zum einen auch Vermieter vom Wohnungsportal profitieren. Sie können ihre Immobilienanzeigen selbst pflegen und durch die Matching-Funktion des Portals einfacher sicherstellen, dass ihre Wohnungen dauerhaft belegt sind. Zum anderen können Drittanbieter – beispielsweise Anbieter von Auslandsversicherungen, die Studierende im Falle eines Auslandssemesters betreffen – auf der App-Lösung Werbung schalten. Zuletzt ist es möglich, eine Schnittstelle zu MoveOn zu bauen.
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